Jeden Tag werden in Büros unzählige Dokumente erzeugt. Verträge, Rechnungen, Angebote, Statusberichte, Urlaubsanträge, Reiseanträge, Etiketten, Teilnahmebescheinigungen oder Namensschilder sind nur einige Beispiele dafür.
Die meisten solcher Dokumente werden vermutlich manuell erzeugt. Ein Sachbearbeiter kopiert also eine alte Datei, ersetzt (hoffentlich) alle variablen Bestandteile des Dokuments mit den neuen Werten, speichert die Datei, exportiert sie eventuell als PDF und druckt sie.
Dass dieser Vorgang nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern vor allem fehleranfällig ist, liegt auf der Hand.
In der Praxis kommt es häufig zu folgenden Problemen:
- Der Sachbearbeiter vergisst einige der variablen Teile des Dokuments mit aktuellen Werten zu ersetzen, sodass zum Beispiel ein falscher Betrag auf der Rechnung oder ein falscher Ansprechpartner im Vertrag steht.
- Es wird versehentlich eine alte Vorlage genutzt, deren Inhalt mittlerweile ungültig ist.
- Bei Quelldaten, die aus mehreren Zielsystemen kopiert werden müssen, wird ein falscher Datensatz geöffnet, sodass die eingefügten Daten im Dokument inhaltlich nicht zusammenfassen.
- Variable Dokumententeile werden eingetippt, wodurch Tippfehler entstehen können.
Um diese Fehler zu vermeiden, bietet die Quality Bytes GmbH die Entwicklung individueller Softwarelösungen zur automatisierten Dokumentenerzeugung an. Durch die Anbindung Ihrer hausinternen Softwaresysteme, wie zum Beispiel Microsoft SharePoint, SAP, Microsoft Dynamics NAV oder bei Bedarf auch direktem Zugriff auf Ihre internen Datenbanken ermöglichen unsere Softwarelösungen die zeitsparende Erstellung korrekter Dokumente auf Basis Ihrer aktuellen Unternehmensdaten.
Unser moderner Vorlageneditor, der an Micrsoft Word erinnert, läuft sowohl als browserbasierte HTML5 Anwendung im Inter- und Intranet, als auch auf dem Windows Desktop. Selbstverständlich läuft auch unsere Dokumentenengine im Inter- oder Intranet, sowie als Desktopanwendung unter Windows. Auf Wunsch binden wir auch gerne mobile Endgeräte, wie Smartphones oder Tablets, in den Prozess der Dokumentenautomatisierung ein.
Technisch arbeiten wir in diesem Umfeld mit den Werkzeugen der Firma Text Control. André Krämer, Mitgründer und Geschäftsführer der Quality Bytes GmbH ist seit vielen Jahren ausgewählter Implementierungspartner der Text Control GmbH. Er ist außerdem weltweit einer der wenigen zertifizierten Text Control Trainer und Berater und steht im engen Kontakt mit dem Entwicklungsteam der Text Control GmbH.
Auf Basis dieser strategischen Kooperation sind wir in der Lage herausragende Dokumentenautomatisierungssysteme zu entwickeln, die nicht nur die Qualität Ihrer fertigen Dokumente enorm steigern können, sondern auch den Aufwand zum fertigen Dokument deutlich reduzieren. Durch die gewonnene Zeit sparen Sie nicht nur Kosten ein, sondern Ihre Sachbearbeiter erhalten auch die Möglichkeit sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.